Privacy statement ServiceNow

Wageningen University & Research (hierna: WUR) hecht veel waarde aan de bescherming van je privacy en streeft ernaar haar diensten op een transparante, persoonlijke en betrouwbare manier aan je ter beschikking te stellen. Alle persoonsgegevens die via ServiceNow worden opgevraagd, worden verwerkt in overeenstemming met het privacyreglement. 

Deze verklaring beschrijft jouw rechten en plichten als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens via ServiceNow. Het Reglement bescherming persoonsgegevens bevat algemene bepalingen die ook van toepassing zijn op je gebruik van ServiceNow bij WUR. Dit reglement is ook van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via ServiceNow.

Wat doen wij met je persoonlijke gegevens?

WUR verwerkt verschillende persoonsgegevens die door jouw gebruik van ServiceNow worden opgevraagd. Dit omvat:  

• • Voornaam / Roepnaam*
  • Achternaam
  • Gebruikersnaam
  • WUR werknemersnummer
  • WUR studentennummer
  • E-mailadres
  • Titel
  • WUR zakelijk telefoonnummer
  • WUR zakelijk mobiel telefoonnummer
  • WUR account status
  • Vervaldatum wachtwoord WUR account
  • WUR kostenplaats
  • WUR afdeling
  • WUR locatie van persoon (kantoornaam en nr. zoals ingevuld door persoon op we@wur)
  • Eigendom van WUR functionele mailboxen
  • Naam van WUR IT en ORG contactpersoon
  • WUR kostenplaats waarvoor je IT of ORG contactpersoon bent
  • Voorkeuren die je hebt ingesteld met betrekking tot zaken als het ontvangen van e-mails en taalinstelling op het WUR ServiceNow portaal
  • Persoon die een incident meldt
  • Persoon die getroffen wordt (zoals ingevuld door melder) door een incident
  • Alle communicatie over het incident
  • Manier van melden van het incident (bijv. telefoon, inloop of e-mail)
  • Rol op gebruikersniveau
  • Inloggeschiedenis
  • Digitaal geüploade/ServiceNow-gegenereerde berichten (inclusief discussieforumberichten, ingediende tickets, enquêteresultaten)
  • Online status
  • Type arbeidsovereenkomst (tijdelijk contract of vast contract)*
  • Start en einddatum van je arbeidsovereenkomst*
  • Functiebenaming*
  • Werk- en betaaluren*
  • Onder welke cao je valt (WR of WU)*
  • Informatie die jezelf doorgeeft tijdens het invoeren van je vraag kunnen bijzondere persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid, lidmaatschap van een vakbond of gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt)*
    *Deze informatie zal alleen zichtbaar zijn in het HR portaal

Beginselen voor de verwerking van gegevens  

Persoonsgegevens worden behandeld volgens de volgende principes: 

• • Het legitieme belang van de organisatie (artikel 6(1f) van de GDPR) voor gegevensverwerkingsactiviteiten die betrekking hebben op de ondersteuning van het werken en leren bij WUR en activiteiten die betrekking hebben op netwerk- en informatiebeveiliging
  • Toestemming (artikel 6, lid 1a van de GDPR)
  • Noodzakelijk voor het uitvoeren van de (arbeids)overeenkomst (artikel 6, lid 1b van de GDPR) tussen WUR en de medewerker voor gegevens verwerkingsactiviteiten die betrekking hebben op de activiteiten die voortkomen uit de arbeidsovereenkomst (vragen over salaris en verlof)

Doeleinden van de gegevensverwerking  

WUR verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

Volledige operationele ondersteuning bieden voor werken en leren in de WUR

WUR gebruikt ServiceNow om een uitnodigende werk- en leeromgeving te creëren door het automatiseren en stroomlijnen van processen, het volgen en beheren van incidenten en verzoeken, en door het creëren van een gecentraliseerde opslagplaats van informatie en kennis.

De best mogelijke gebruikersondersteuning bieden voor ServiceNow

Bij gebruikers kunnen voor of tijdens het gebruik van het WUR ServiceNow platform vragen rijzen. Het is van belang dat medewerkers aan wie deze vragen worden gericht toegang hebben tot het systeem en relevante gegevens om gebruikers optimaal te kunnen ondersteunen. De persoonsgegevens kunnen daarom worden gebruikt om de activiteiten van WUR te verbeteren, een passend niveau van informatiebeveiliging te bereiken en ServiceNow te verbeteren/updaten.

Het afhandelen van HR gerelateerde vragen van medewerkers van WUR*

WUR gebruikt ServiceNow als serviceportaal en gecentraliseerde opslagplaats om HR gerelateerde vragen van medewerkers te beantwoorden en te monitoren. Het kan hierbij gaan om inhoudelijke vraagstukken van medewerkers (bijvoorbeeld over verlof, verzuim en (flexibele) arbeidsvoorwoorden) of om technische incidenten bij de afwikkeling van HR verzoeken in HR applicaties.

De door jou verstrekte gegevens worden uitsluitend gebruikt voor bovengenoemde doeleinden.

*Deze informatie zal alleen zichtbaar zijn in het HR portaal

Wie heeft toegang tot jouw informatie?

Dit hangt af van de rol van de gebruiker en de manier waarop de gegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld: een forumpost kan zichtbaar zijn voor alle gebruikers in een bepaalde groep. Voor andere gegevens, zoals individuele supporttickets, gelden echter heel andere regels. Informatie kan zichtbaar zijn voor: 

• WUR-medewerkers die ondersteuning bieden
• WUR-medewerkers die onderzoek doen met als doel het niveau van de ondersteuning en het ondersteuningsmateriaal te verbeteren
• WUR-medewerkers die ondersteuning bieden op HR gebied*
  *Deze informatie zal alleen zichtbaar zijn in het HR portaal

Derden, bewaartermijnen, rechtsbescherming en de functionaris voor gegevensbescherming 

Het reglement voor de bescherming van persoonsgegevens bevat informatie over hoe WUR omgaat met de betrokkenheid van derden, de overdracht van gegevens naar het buitenland, de bewaartermijnen van gegevens, informatie over jouw rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die zijn verkregen door het gebruik van ServiceNow en de contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming. 

Beveiliging

De verwerking van persoonsgegevens gaat uiteraard gepaard met passende veiligheidsmaatregelen. Daarom is deze applicatie beveiligd en eisen wij dat ook van onze partners. Het uitgangspunt van WUR is de NEN-EN-ISO/IEC 27002:2017. Zo zijn persoonsgegevens optimaal beveiligd. Uiteraard monitoren ServiceNow en WUR of er sprake is van onrechtmatig verkeer of activiteiten.  

Meer over het soort maatregelen en hoe wij zorgen voor een veilige toepassing lees je in ons beveiligingsbeleid.

Welke rechten heb ik volgens de GDPR, en hoe kan ik die rechten uitoefenen? 

Als je het niet eens bent met de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt, en als er specifieke omstandigheden zijn waardoor je belang met betrekking tot privacy zwaarder weegt dan de hierboven genoemde doeleinden, heb je het recht om in beroep te gaan. De GDPR verleent ook aanvullende rechten, waaronder het recht op inzage, wijziging of verwijdering van je gegevens en op beperking van de wijze waarop deze worden verwerkt, die je onder bepaalde voorwaarden kunt uitoefenen. Als je deze rechten wilt uitoefenen, kun je contact met ons opnemen via: privacy@wur.nl. 

Hoe dien je een klacht in?

Als je een klacht hebt over hoe WUR met jouw persoonsgegevens is omgegaan, kan je contact met ons opnemen via privacy@wur.nl. Als je het niet eens bent met de wijze waarop WUR jouw klacht behandelt, heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens. 

Ten slotte

WUR behoudt zich het recht voor om de in deze verklaring opgenomen voorwaarden zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Wijzigingen worden van kracht op het moment dat ze op het WUR ServiceNow portaal worden gepubliceerd. 

Mocht je vragen hebben over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via privacy@wur.nl. 

Wageningen University & Research  
Juni 2023